ഇന്നു ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങള്‍ നാളെ ചെയ്യാമെന്നു കരുതി മാറ്റിവയ്‌ക്കുന്ന ശീലക്കാരാണ്‌ മിക്കവരും. ഇതു കൊണ്ടുള്ള പ്രയാസങ്ങള്‍ ചില്ലറയല്ല. ഒന്നുകില്‍ നാളത്തെ ജോലി മറ്റന്നാളേക്ക്‌ നീട്ടേണ്ടി വരും. അല്ലെങ്കില്‍ എല്ലാ ജോലിയും ഒരുമിച്ച്‌ ഒരു ദിവസം ചെയ്‌തു തീര്‍ക്കേണ്ടതായും വരാം. നീട്ടിവയ്‌ക്കല്‍ ശീലത്തിന്‌ എല്ലാവരും പറയുന്ന കാരണം സമയമില്ല എന്നാണ്‌.സോണിയ ഗാന്ധിക്കും, നിരുപമാ റാവുവിനും, ആറക്ക ശബളം വാങ്ങുന്ന എക്‌സിക്യൂട്ടീവിനും, കൂലിപ്പണിക്കാര്‍ക്കും ഓരോ ദിവസവും ഒരുപാട്‌ ജോലികള്‍ ചെയ്‌തു തീര്‍ക്കാനുണ്ട്‌. അതിനു ലഭിക്കുന്നതാകട്ടെ 24 മണിക്കൂറും. ഏറ്റവും തിരക്കുള്ളവര്‍ക്കും, ഒരു തിരക്കുമില്ലാത്തവര്‍ക്കും സമയ ദൈര്‍ഘ്യം ഒന്നു തന്നെ. പിന്നെ എന്തുകൊണ്ട്‌ ചിലര്‍ക്ക്‌ സമയം തികയുന്നില്ല? കൃത്യമായി പ്ലാന്‍ ചെയ്‌ത്‌ വിനിയോഗിച്ചാല്‍ ഉള്ള സമയം പോലും കാര്യങ്ങള്‍ ചെയ്‌തു തീര്‍ക്കാന്‍ പര്യാപ്‌തമാവും.
ടൈം മാനേജ്‌മെന്റ്‌
തിരക്കുള്ള ഒരു തട്ടുകടയിലെ പാചകക്കാരനെ നിരീക്ഷിച്ചിട്ടുണ്ടോ? എത്ര പെട്ടെന്നാണ്‌ അദ്ദേഹം ഭക്ഷണം തയ്യാറാക്കുന്നത്‌. എത്ര തിരക്കുണ്ടായാലും അയാള്‍ക്ക്‌ വെപ്രാളമോ ബന്ധപ്പാടോ ഇല്ല. പാചകക്കാരന്‍ സാധനങ്ങള്‍ക്ക്‌ വേണ്ടി പരതുന്നത്‌ നിങ്ങള്‍ക്ക്‌ കാണേണ്ടിവരില്ല.
ആവശ്യമായ സാധനങ്ങള്‍ കൈയ്യെത്തും ദൂരത്ത്‌ അടുക്കി വയ്‌ക്കാനും, ചെയ്യാനുള്ള ജോലികള്‍ തരം തിരിച്ച്‌ വെക്കാനും, ആവശ്യത്തിന്റെ പ്രാധാന്യമനുസരിച്ച്‌ മുന്‍ഗണന നല്‍കാനും, ഓരോ ജോലിക്കും സമയം മുന്‍ കൂട്ടി നിശ്ചയിക്കാനുമുള്ള കഴിവിനെയാണ്‌ 'ടൈം മാനേജ്‌മെന്റ്‌' എന്നു പറയുന്നത്‌. തയ്യാറെടുക്കല്‍, അടുക്കി വയ്‌ക്കല്‍, ജോലികളെ ലിസ്‌റ്റു ചെയ്യല്‍, അത്യാവശ്യം പ്രധാനപ്പെട്ട കാര്യങ്ങള്‍ക്ക്‌ മുന്‍ഗണന നല്‍കല്‍ എന്നതൊക്കെ ഇതില്‍ വരും.
ഒരു ദിവസം ചെയ്‌തു തീര്‍ക്കാനുള്ള കാര്യങ്ങളെ നാലായി തിരിക്കാം.
1. അടിയന്തരവും പ്രധാനപ്പെട്ടതുമായ കാര്യങ്ങള്‍
2. അടിയന്തരമുള്ള കാര്യങ്ങള്‍ എന്നാല്‍ പ്രധാനപ്പെട്ടതല്ല.
3. പ്രധാനപ്പെട്ട കാര്യങ്ങള്‍; പക്ഷേ അടിയന്തരമല്ല.
4. അടിയന്തരമോ പ്രധാനപ്പെട്ടതോ അല്ലാത്ത കാര്യങ്ങള്‍.
ഒരുദാഹരണം: നിങ്ങള്‍ക്ക്‌ ടെലഫോണ്‍ ബില്‍ അടയ്‌ക്കാനുണ്ട്‌. ഇന്നാണ്‌ അവസാന തിയ്യതി. അത്‌ ഒന്നാമത്തെ വിഭാഗത്തില്‍പ്പടും. ടെലഫോണ്‍ ബില്‍ ഇന്നു തന്നെ അടയ്‌ക്കണം. പക്ഷേ, നിങ്ങള്‍ തന്നെ ചെയ്യണമെന്നില്ല. മറ്റാരെയെങ്കിലും ചുമതലപ്പെടുത്തിയാല്‍ മതി. എങ്കില്‍ അത്‌ രണ്ടാമത്തെ വിഭാഗത്തില്‍പ്പെടും. ടെലഫോണ്‍ ബില്‍ നിങ്ങള്‍ തന്നെ അടയ്‌ക്കേണ്ടതുണ്ട്‌. പക്ഷേ, ഇനിയും ദിവസങ്ങളുണ്ട്‌. ആ വഴിക്കു പോകുന്നുണ്ടെങ്കില്‍ അടച്ചേക്കാം. അത്‌ മൂന്നാമത്തെ വിഭാഗത്തില്‍പ്പെടും. ടെലഫോണ്‍ ബില്‍ അടയ്‌ക്കണം. അത്തരം കാര്യങ്ങള്‍ മറ്റൊരാളെ ചുമതലപ്പെടുത്തിയതാണ്‌. അന്വേഷിച്ചാല്‍ മാത്രം മതി. എങ്കില്‍ അത്‌ നാലാമത്തെ വിഭാഗത്തില്‍പ്പെടും.
എല്ലാം കൈയ്യെത്തും ദൂരെ
ഒരു ദിവസം എടുക്കേണ്ടി വരുന്ന സാധനങ്ങളൊക്കെ സ്ഥിരം ഒരു സ്ഥലത്തു തന്നെ വയ്‌ക്കുക. സമയം ലാഭിക്കാനുള്ള വഴികളിലൊന്നാണിത്‌. പലപ്പോഴും തിരച്ചിലിനാണ്‌ നാം ഏറെ സമയം ചിലവഴിക്കാറുള്ളത്‌.
ഓപീസില്‍ ശുചിത്വവും ചിട്ടയുമുള്ള മേശപ്പുറം ജോലി വേഗത്തില്‍ തീര്‍ക്കാന്‍ സഹായിക്കും. ഒരു ദിവസത്തേക്ക്‌ ആവശ്യമുള്ള ഫയലുകള്‍ മാത്രമേ മേശപ്പുറത്ത്‌ ഉണ്ടാവാന്‍ പാടുള്ളു. ഓരോന്നും ഇനം തിരിച്ചു വയ്‌ക്കുക. മേശപ്പുറത്ത്‌ ഉണ്ടാവേണ്ട ഓരോ വസ്‌തുവിനും സ്ഥാനം നിശ്ചയിക്കുക. സ്ഥാനം തെറ്റി വയ്‌ക്കാതിരിക്കുക. ഓരോ ദിവസവും ചെയ്യാനുള്ള കാര്യങ്ങള്‍ ലിസ്റ്റ് ചെയ്‌ത്‌ മേശപ്പുറത്ത്‌ സൂക്ഷിക്കുക. ചെയ്‌തു തീര്‍ക്കാന്‍ പറ്റാത്തവ പിറ്റേ ദിവസത്തെ ലിസ്റ്റ് തയ്യാറാക്കുമ്പോള്‍ ആദ്യത്തെ ഇനമായി ചേര്‍ക്കുക.
ഒരു സമയം ഒരു ജോലി
ഒരു ദിവസം പ്രധാനമായും ചെയ്യേണ്ട ജോലികള്‍ക്കായി രണ്ടോ മൂന്നോ മണിക്കൂറിന്റെ ബ്ലോക്കുകള്‍ രൂപവല്‍ക്കരിക്കുക. തുടര്‍ച്ചയായി അത്രയും സമയം ഒരു ജോലി മാത്രം ചെയ്യുക. ഫോണ്‍വിളി, ഭക്ഷണം തുടങ്ങിയവ ഈ സമയത്ത്‌ ചെയ്യാതിരിക്കുക.
മനസ്സില്‍ മുന്നൊരുക്കം
രാത്രിയില്‍ കിടക്കുന്നതിനു മുമ്പ്‌ രാവിലെ ചെയ്യാനുള്ള കാര്യങ്ങള്‍ക്ക്‌ ഒരു ക്രമീകരണം മനസ്സിലുണ്ടാക്കുക. ആദ്യം ഏതു ചെയ്യണം എന്നതിനെക്കുറിച്ച്‌ നിശ്ചയിച്ച്‌ മനസ്സില്‍ പ്ലാനിങ്‌ നടത്തുക. അന്നന്നു ചെയ്യേണ്ടത്‌ അന്നന്നു ചെയ്‌തു തീര്‍ക്കുക. മാറ്റി വയ്‌ക്കുന്നത്‌ ജോലികള്‍ കൂടുന്നതിനു കാരണമാകും. അത്‌ അലസതയ്‌ക്കും വഴിയൊരുക്കും.
എല്ലാറ്റിനുമുപരി മനസ്സില്‍ കാര്യങ്ങള്‍ കുഴഞ്ഞുമറിഞ്ഞു കിടക്കാന്‍ അനുവദിക്കാതിരിക്കുക എന്നതാണ്‌ പ്രധാനം. സാധങ്ങള്‍ അടുക്കും, ചിട്ടയുമായി വയ്‌ക്കുന്നതുപോലെ മനസ്സിലെ ചിന്തകളും അടുക്കി വയ്‌ക്കണം. ജോലി ചെയ്‌തു കൊണ്ടിരിക്കുന്ന സമയത്ത്‌ അതുമായി ബന്ധപ്പെടാത്ത ചിന്തകളെ മനസ്സിലേക്കു കടന്നുവരാന്‍ അനുവദിക്കരുത്‌.
No comments:
Post a Comment